Excel und Google Forms vs ein Tool für die Event-Anmeldung

Die Tabelle ist in der Praxis gratis. Google Forms und Sheets gehören zum Google-Konto. Excel für das Web ist mit einem Microsoft-Konto kostenlos (Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/free-office-online-for-the-web, 3. Nov. 2026). Die Desktop-Version von Excel ist Teil von Microsoft 365 Single um 10,00 € pro Monat oder 99,00 € pro Jahr in Österreich (Quelle: https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/buy/compare-all-microsoft-365-products, 3. Nov. 2026). In Google Workspace ist Forms in jedem Plan enthalten; Business Starter steht mit 6,80 € pro Nutzer und Monat auf der Preisseite (Quelle: https://workspace.google.com/pricing, 3. Nov. 2026). Die meisten Veranstalter zahlen eines davon ohnehin aus anderen Gründen, die Anmeldung selbst kostet also nichts extra.

Mission Support hat einen Free-Plan ohne zeitliche Grenze: ein Live-Event, 100 Gäste pro Event, ein Admin, ein Anmeldeformular mit den Basisfeldern, eine Bestätigungsmail, die Gästeliste und der Excel-Export. Plus kostet 49 € pro Monat oder 490 € pro Jahr und bringt QR-Tickets mit Scanner an der Tür, eigenes Logo und eigene Event-Adresse, Erinnerungsmails, Kampagnen und Begleitpersonen. Pro kostet 149 € pro Monat oder 1.490 € pro Jahr und enthält persönliche Einladungen mit Freigabe und Absage, Ticketverkauf, bedingte Logik, eigene Domain und den DSGVO-Export. Preise zuzüglich USt. Es gibt keine Preise pro Gast und keine pro Antwort, und kostenlose Events sind komplett gebührenfrei.

Die ehrliche Summe: Bei einem kleinen Event ohne Tür gewinnt die Tabelle beim Preis immer. Die Frage ist, was die Stunden kosten, die in Doppelanmeldungen, Zeilenzählen und das Abtippen der gedruckten Liste am nächsten Morgen gehen.

Das Setup funktioniert bis zu dem Tag, an dem es das nicht mehr tut. Jemand meldet sich zweimal an, weil die erste Bestätigung nie kam. Der Saal fasst 80, die Tabelle hat 94 Zeilen. Zwölf Personen haben per Antwort auf die Einladung abgesagt, und diese Antworten liegen in einem Posteingang, nicht in der Datei. An der Tür arbeiten zwei Kolleginnen mit zwei Ausdrucken und haken verschiedene Namen ab.

Google Forms kann ein Formular auf eine Antwort beschränken, aber nur, wenn sich jeder Gast mit einem Google-Konto anmeldet (Quelle: https://support.google.com/docs/answer/2839588, 3. Nov. 2026). Bei einem öffentlichen Event ist das eine Hürde, also bleibt die Einstellung aus, und Doppelanmeldungen kommen herein. Am Volumen liegt es nicht: Google synchronisiert Antworten bis 100.000 pro Formular nach Sheets (Quelle: https://support.google.com/docs/answer/139706, 3. Nov. 2026). Das Problem ist, dass eine Tabelle festhält, was getippt wurde, und sonst nichts.

• Jeder Gast hat einen Datensatz und einen persönlichen Link. Die Bestätigung geht von selbst hinaus, ab Plus und Pro von Ihrer eigenen Absenderadresse.

• Die Kapazität ist eine Zahl am Event, keine Zeilenanzahl, die jemand im Auge behält. Ist der Saal voll, sagt das Formular das.

• Eine Absage ist ein Status. Die Absage des Gastes und die Absage durch den Veranstalter werden beide festgehalten, die Zahl der Zusagen ist eine echte Zahl.

• Begleitpersonen stehen namentlich auf dem Ticket und zählen zur Kapazität.

• Erinnerungsmails gehen an die, die noch nicht geantwortet haben, nicht an die ganze Liste.

• Das Ticket trägt einen QR-Code. Jeder Handy-Browser ist der Scanner: grüner Rahmen, Ton, fertig. Ein zweiter Scan desselben Tickets wird blockiert.

• Die Tür sieht eine Live-Liste. Wer drin ist, wer eingecheckt hat, wer gegangen ist.

Der Preis ist das Offensichtliche, und da ist es nicht knapp. Darüber hinaus hat eine Tabelle keine Meinung zu Ihren Spalten. Wenn die Finanzabteilung neben jedem Namen eine Kostenstelle will und das Catering eine Freitextspalte für Allergien mit Farbcodes, macht Excel das in einer Minute. Ein Formular-Builder gibt Ihnen Feldtypen, keine Leinwand.

Excel am Desktop läuft außerdem ohne Verbindung. Mission Support läuft im Browser, und der Scanner an der Tür braucht Empfang. In einer Location mit schlechter Verbindung ist ein Ausdruck ein vernünftiges Backup, und genau dafür gibt es den Excel-Export. Ist das Event klein und die Tabelle funktioniert für Sie, bleiben Sie dabei.

Eine Gästeliste besteht aus personenbezogenen Daten. Bei einer Tabelle lautet die ehrliche Antwort auf „Wo liegt sie": auf dem Laptop der Person, die sie zuletzt heruntergeladen hat, in ein paar Postfächern als Anhang und in einem geteilten Laufwerk mit einem Link, der einmal herumgeschickt wurde. Jede Kopie ist eine Kopie, die Sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen müssen.

Mission Support hält die Daten in Frankfurt, Mails gehen aus Paris. Der Veranstalter ist Verantwortlicher, die Plattform Auftragsverarbeiter mit Vertrag nach Art. 28. Gästeseiten laufen ohne Analytics und ohne Cookies. Ab Pro ist der DSGVO-Export pro Kontakt ein Klick, und die Löschfrist entfernt Daten nach dem Zeitraum, den Sie festlegen. Das Tool ist das führende System; ein Excel-Export ist eine Kopie, die Sie bewusst gezogen haben.