QR-Check-in für Events. Jedes Handy ist der Scanner.

Die meisten Events beginnen noch immer mit einer gedruckten Gästeliste, einem Textmarker und einer Schlange. Jemand fragt nach dem Namen, blättert drei Seiten durch, setzt ein Häkchen. Die Person dahinter wartet. Wurde die Liste am Dienstag gedruckt, ist jede Anmeldung vom Mittwoch ein Problem. Und im Büro weiß niemand, wie viele Leute tatsächlich da sind.

Eigene Scanner lösen die Geschwindigkeit und schaffen ein neues Problem: Geräte mieten, auf jedem eine App installieren, am Vortag Zugänge einrichten. Für einen Empfang mit 200 Gästen ist das mehr Infrastruktur, als das Event verdient.

Mission Support legt den Scanner in den Browser. Jedes Ticket trägt einen QR-Code, jedes Handy mit Kamera liest ihn, und die Gästeliste ist dieselbe Liste, mit der die Tür arbeitet.

Ein QR-Code bleibt noch ein, zwei Sekunden im Bild, nachdem der Gast durch ist. Der Scanner weiß das. Derselbe Code wird ignoriert, solange er im Bild bleibt, und fünf Sekunden darüber hinaus. Erst wenn dasselbe Ticket später noch einmal kommt, erscheint das rote "Ticket bereits benutzt" mit der Uhrzeit des ersten Scans. Ein anderes Ticket wird sofort gelesen.

Das Ergebnis-Banner bleibt fünf Sekunden oder bis zum nächsten Scan, je nachdem, was zuerst kommt. Der Ton lässt sich mit einem Tipp abschalten, das Handy merkt sich die Wahl. Auf Android vibriert das Gerät zusätzlich: ein kurzer Impuls beim Check-in, ein längeres Muster bei einer Ablehnung.

Gäste können Begleitpersonen mitbringen, und die Tür kennt beide Varianten. Hat sich ein Gast mit zwei namenlosen Begleitpersonen angemeldet, zeigt sein Ticket "+2 Gäste", und alle drei werden gemeinsam eingecheckt. Haben Begleitpersonen eigene Namen und Tickets, wird jedes Ticket einzeln gescannt; die Suche listet sie unter dem Hauptgast mit einem Kästchen, um die ganze Gruppe mit einem Tipp einzulassen.

Kommt eine Begleitperson vor dem Hauptgast, ist das kein Problem. Die Tür sieht, zu wem sie gehört, und lässt sie durch.

Bei einem kostenlosen Event können Admins und Event-Manager einen Gast registrieren, der nicht auf der Liste steht. Die Suche bietet "Not on the list? Register at the door": Vorname, Nachname, E-Mail und Ticketkategorie. "Register & check in" lässt den Gast sofort ein; "Register only" setzt ihn auf die Liste und verschickt die Ticket-Mail. Die Abendkasse funktioniert auch, wenn das Event voll ist. Die Entscheidung bleibt bei der Person an der Tür.

Events mit bezahlten Tickets bieten die Registrierung an der Tür nicht an. Barzahlung an der Tür übernimmt die Plattform nicht.

Ein Gast, der versehentlich gescannt wurde oder kurz hinausgeht und wiederkommt, lässt sich aus der Gästeliste in der Verwaltung auschecken. Die Aktion fragt nach und erklärt, was passiert: Der Gast geht zurück auf bestätigt und kann erneut gescannt werden. Die Anwesenheitszahl bleibt ehrlich.

Die Live-Check-in-Ansicht ist ein Reiter in der Gästeliste. Sie zeigt nur eingecheckte Gäste, die neuesten zuerst, mit Ankunftszeit und Ticketkategorie, und aktualisiert sich über eine Echtzeitverbindung mit Abfrage als Rückfallebene. Das Büro sieht den Saal voll werden, ohne etwas neu zu laden.

Teammitglieder haben eine von drei Rollen. Check-in-Personal kann nur scannen und suchen; es sieht die Verwaltung nicht, kann keine Ablehnung übergehen und keine spontanen Gäste registrieren. Event-Manager und Workspace-Admins bekommen die zusätzlichen Knöpfe. Check-in-Konten belegen keinen Admin-Platz, Sie können also so viele vergeben, wie die Tür braucht.

Der Zugriff lässt sich auf einzelne Events beschränken. Wer beim Frühjahrsempfang aushilft, sieht dieses Event und sonst nichts.

Jeder Check-in wird mit dem ausführenden Konto ins Aktivitätsprotokoll geschrieben. Ein Admin-Override hält fest, welchen Status der Gast davor hatte. Nach dem Event kann der Veranstalter beantworten, wer diese Person wann eingelassen hat, ohne herumzufragen.

Gästedaten bleiben in der EU, der Scanner liest nur die Spalten, die die Tür braucht, und ein Konto ohne Zugriff auf ein Event bekommt schlicht ein leeres Ergebnis.

QR-Tickets und der Tür-Scanner gehören zum Plus-Plan (49 € pro Monat oder 490 € pro Jahr) und darüber. Der Free-Plan hat Gästeliste und Excel-Export, aber die Tickets tragen keinen QR-Code, und der Scanner hat nichts zu lesen.

Die Live-Check-in-Ansicht in der Verwaltung und das Audit-Log gehören zum Pro-Plan (149 € pro Monat oder 1.490 € pro Jahr). Ein Event-Pass (199 € einmalig) schaltet die Pro-Funktionen für ein Event auf jedem Plan frei, Scanner und Live-Ansicht eingeschlossen.

Die 14-tägige Testphase läuft auf Pro. Sie können den ganzen Ablauf mit einer erfundenen Gästeliste durchspielen, bevor Sie sich entscheiden. Eine Karte ist nicht nötig.