Geschlossene Events: Links, Freigabe, Absagen

Ein geschlossenes Event hat eine einfache Regel: Nur eingeladene Personen dürfen kommen. Die meisten Tools setzen diese Regel mit einer versteckten Seite und einem Passwort um, das nichts mehr schützt, sobald es in einem Gruppenchat steht. Das bessere Modell ist ein persönlicher Link pro Gast, mit einem Freigabeschritt dort, wo Sie ihn brauchen. So funktioniert das, und das sollten Sie entscheiden, bevor die erste Einladung rausgeht.

Vier Arten, eine Anmeldung zu öffnen

Jedes Event in Mission Support hat einen Zugangsmodus, und der Modus entscheidet, wer sich anmelden kann.

• Offen. Jeder mit der Seitenadresse kann sich anmelden. Für einen öffentlichen Vortrag.
• Geteilter Link. Die Seite ist versteckt; jeder mit dem Einladungslink kann sich anmelden, und jede Anmeldung wartet auf Ihre Freigabe. Für einen Mitgliederabend, bei dem der Link per Mail reist.
• Persönliche Einladungen. Nur eingeladene Personen können sich anmelden, jede über ihren eigenen Link. Der Link ist die Einladung. Für einen Empfang, eine Präsentation, eine VIP-Liste.
• Nur Abendkasse. Keine Anmeldeseite; Gäste werden an der Tür registriert. Für ein kleines internes Event.

Die ersten beiden reichen für die meisten Events. Um den dritten geht es in diesem Beitrag.

Ein Link pro Gast

Eine persönliche Einladung ist eine Anmeldezeile im Status „eingeladen" mit einem Link, der dieser einen Person gehört. Öffnet der Gast ihn, weiß das Formular schon, wer er ist. Name und E-Mail sind ausgefüllt; wenn Sie die Adresse sperren, kann er sich nicht für jemand anderen anmelden. Er bestätigt, ergänzt, was Sie gefragt haben, und bekommt ein Ticket. Oder er sagt ab, und die Liste zeigt auch das.

Weil der Link den Gast identifiziert, wissen Sie, wer die Einladung geöffnet hat und wer nicht, ohne Tracking-Pixel. Ein Gast, der den Link weiterleitet, leitet seine eigene Einladung weiter, und Sie sehen es unter seinem Namen.

Freigabe vor dem Ticket

Manche Listen brauchen einen zweiten Blick. Presse, Partner, ein Gast, der über einen geteilten Link kam: Sie wollen, dass eine Person Ja sagt, bevor ein Ticket rausgeht. Mit eingeschalteter Freigabe kommt eine Anmeldung als ausstehend an. Der Gast bekommt eine Mail, dass die Anmeldung eingegangen ist. Sie geben sie in der Liste frei, die Ticket-Mail geht raus, der Platz wird gezählt. Sie lehnen ab, der Gast bekommt eine höfliche Mail und der Platz wird frei.

Freigabe gilt pro Event, nicht pro Workspace. Einschalten für die Präsentation, ausschalten für die Vortragsreihe.

Begleitpersonen, nach Regel

Eine Begleitperson ist eine Regel, keine Randnotiz. Legen Sie pro Event fest, ob Begleitpersonen erlaubt sind und wie viele. Der Gast fügt sie im Formular hinzu; jede Begleitperson bekommt ein eigenes Ticket, verknüpft mit dem einladenden Gast. An der Tür zeigt das Ticket des Gastgebers die Begleitpersonen, und sie lassen sich zusammen einchecken.

Absagen, die erfasst werden

Eine Absage ist so wichtig wie eine Zusage, weil ein Platz auf dem Spiel steht. Die Einladungsmail hat einen Absagelink, die Anmeldeseite einen Absageknopf, und beide setzen die Zeile auf abgesagt. Der Veranstalter kann eine Anmeldung ebenfalls ablehnen, was eine Mail auslöst, die Sie bearbeiten können. So oder so zeigt die Liste, wer wann Nein gesagt hat, und die Erinnerungskampagne überspringt diese Gäste.

Die Mails, in Ihren Worten

Einladung, Bestätigung, Freigabe, Erinnerung, Absage: Jede ist eine Vorlage pro Event, bearbeitbar unter einem Reiter, mit Platzhaltern für den Namen des Gastes, das Event und den Link. Der Absender ist Ihre eigene Adresse, sobald Ihre Domain verifiziert ist, mit einer Antwortadresse, die eine Person liest. Vorschau ansehen, Testmail an sich selbst, dann den Stapel verschicken.

Einen Stapel verschicken

Importieren Sie die Liste als CSV oder TSV mit Vorschau oder tragen Sie Gäste von Hand ein. Wählen Sie die eingeladenen Gäste aus und senden Sie. Einladungen gehen in Stapeln raus; die Liste zeigt, wer die Mail bekommen hat und ob der Mail-Anbieter sie angenommen hat, sodass ein Bounce noch am selben Tag sichtbar ist.

Entscheidungen vor dem Start

• E-Mail-Adresse sperren oder nicht. Gesperrt heißt, der Link funktioniert nur für die eingeladene Adresse; offen lässt den Gast einen Tippfehler korrigieren.
• Automatisch bestätigen oder freigeben. Automatisch für eine vertraute Liste, Freigabe für alle anderen.
• Begleitpersonen. Erlaubt, wie viele, und ob sie Namen brauchen.
• Die Absagenachricht. Was der Gast sieht, nachdem er Nein gesagt hat.
• Die Erinnerung. Wann sie rausgeht und an wen: nicht geantwortet, oder alle, die nicht abgesagt haben.

Was persönliche Einladungen nicht sind

Sie sind kein Passwort. Ein Passwort schützt eine Seite; ein persönlicher Link identifiziert einen Gast. Sie sind auch kein Massenmail-Tool: Eine Kampagne an Ihre gesamte Kontaktliste ist eine andere Funktion, mit der Impressumszeile und dem Abmeldelink, die sie braucht.

Persönliche Einladungen und die Absage-Abläufe sind Teil des Pro-Plans und des Event-Passes. Die Funktionsseite zu Einladungen führt die Details und die Plangrenzen auf.