Event-Einladungen mit Zusage und Freigabe

Ein öffentliches Formular passt für einen Vortrag. Es passt nicht für einen Empfang, ein Vorstandsessen oder einen Kundenabend, bei dem Sie entscheiden, wer kommt. Der Link wird weitergeleitet, die Liste füllt sich mit Namen, die Sie nie eingeladen haben, und absagen können Sie nur per handgeschriebener Mail.

Eine RSVP-Software sollte wissen, wer gefragt wurde, wer geantwortet hat, wer abgesagt hat und wer sich noch gar nicht gerührt hat. Mission Support führt das auf einer Gästeliste: eingeladen, wartend, bestätigt, abgelehnt, storniert. Hinter jedem Status steht eine Mail und eine Aktion, nichts liegt in einer Tabelle neben dem Tool.

Eine Anmeldung nur auf Einladung muss auch für Gäste funktionieren, die nie ein Formular öffnen. Ein Name auf der Liste reicht. Der Link geht per Mail, als Nachricht oder wird persönlich übergeben.

Jeder eingeladene Gast bekommt einen Link der Form ihre-adresse/i/<token>. Der Token ist eine zufällige Kennung, die zu genau einer Einladung gehört. Weiterleiten erzeugt keinen zweiten Platz: Die Seite zeigt eine Anmeldung und ihren Status, mehr nicht. Sie können den Link an die eingeladene E-Mail-Adresse binden, damit sich niemand unter einer anderen anmeldet, und ihn jederzeit aus der Gästeliste kopieren oder erneut senden.

Einladungen funktionieren in jeder Zugangsart. Bei einem offenen Event bekommt ein eingeladener Gast trotzdem seinen persönlichen, vorausgefüllten Link, alle anderen melden sich über die Event-Seite an. Bei „Persönliche Links" zeigt die Event-Seite gar kein Formular.

„Freigabe erforderlich" ist ein Schalter pro Event. Eine Anmeldung kommt dann als „wartend" an, der Gast bekommt eine Mail „Anmeldung eingegangen" mit seinem Referenzcode, sonst nichts. Wartende Gäste haben einen eigenen Filter in der Gästeliste. Freigeben schickt das Ticket, als QR-Ticket oder als einfache Bestätigung. Ablehnen schickt Ihren Absagetext, wenn das Event Absagemails aktiviert hat, und setzt den Gast auf „abgelehnt".

Die Einladungsseite folgt der Entscheidung. Ein abgelehnter Gast, der seinen Link noch einmal öffnet, sieht, dass die Anmeldung nicht bestätigt wurde, nicht das Formular. Zu jedem Gast gibt es einen Verlauf, was wann gesendet wurde, damit auch eine zweite Person im Team sieht, was passiert ist.

Gastseite: „Gäste dürfen über ihren Link absagen" zeigt auf der Einladungsseite die Option „Ich kann nicht kommen". Eine Absage wird mit Zeitpunkt als storniert erfasst, und die Seite sagt das, wenn der Gast sie erneut öffnet. Hat Ihr Formular ein Zusage-Feld, wird auch ein „Nein" gespeichert und kann eine kurze Bestätigungsmail auslösen, deren Text Sie selbst schreiben.

Veranstalterseite: Ablehnen aus der Gästeliste, mit dem Absagetext, der pro Event hinterlegt ist. Abgelehnte und stornierte Gäste bleiben mit ihrem Status auf der Liste, damit sie keine Kampagne und keine Erinnerung aus Versehen erreicht. Ein Filter zeigt, wer noch gar nicht geantwortet hat, also die Liste, bei der Sie nachfassen.

Das Anmeldeformular hat ein Element für Begleitpersonen: „Bringen Sie jemanden mit?" und „Wie viele?", bis zu fünf pro Gast. Sie legen fest, wonach jede Begleitperson gefragt wird, nur Name oder Name und E-Mail. Mit E-Mail bekommt jede Begleitperson ein eigenes Ticket und eigene Mails, der Scanner an der Tür sieht also jede Person einzeln. Begleitpersonen belegen Plätze der Kapazität wie jeder andere Gast.

Eine Erinnerung wird unter Details als Stunden vor dem Event eingestellt und geht automatisch raus. Kampagnen gehen an die Gästeliste eines Events, gefiltert nach Status: eingeladen, wartend, bestätigt, eingecheckt, abgelehnt, storniert oder nicht erschienen. Jede Kampagne trägt einen rechtlichen Footer und einen Abmeldelink.

Beides nutzt Ihre Absenderadressen: beliebiger Name vor dem @ einer verifizierten Absenderdomain, mit Anzeigename und Antwortadresse. Sie wählen die Adresse pro Einladung, pro Kampagne und pro Event-Mail; ein benannter Absender ergänzt eine Signatur unter dem Text. Ohne eigene Absenderadresse gehen Mails von einer noreply-Adresse raus.

Unter Gast-Mails bearbeiten Sie die Einladung, die Absage, die Zusage-Absage und den Stornotext sowie die vier Mails des Ablaufs: Anmeldung eingegangen, Bestätigung mit Ticket, Freigegeben und Erinnerung. Betreff, Überschrift und Text sind editierbar, mit Platzhaltern für Vorname, Nachname, Event, Veranstalter, Datum, Ort und Referenzcode. Reiner Text in jedem Plan, formatierter Text und HTML in Pro.

Der Rahmen der Mail, mit Referenzcode, QR-Code, Ticket-Button und Kalenderlinks, wird automatisch unter Ihren Text gesetzt. Gäste bekommen die Plattformtexte in ihrer Sprache, Englisch, Deutsch oder Französisch, überall dort, wo Sie keinen eigenen Text geschrieben haben.

Persönliche Links, „Gäste dürfen über ihren Link absagen" und die Absagemails sind Pro-Funktionen: 149 € pro Monat oder 1.490 € pro Jahr, zzgl. USt. Der Event-Pass gibt einem einzelnen Event die Pro-Funktionen für einmalig 199 €, bis 500 Gäste, in jedem Plan. „Freigabe erforderlich" ist ein Schalter an jedem Event, unabhängig vom Plan.

Offene Anmeldung und „Nur Walk-in" funktionieren in Free, mit 100 Gästen pro Event. Begleitpersonen, Erinnerungen, Kampagnen, Kalenderlinks und die eigene Event-Adresse beginnen mit Plus: 49 € pro Monat oder 490 € pro Jahr. Die eigene Absenderdomain mit Absenderadressen, formatierte Mails und White Label sind Pro.

Die Testphase gibt Ihnen 14 Tage Pro ohne Karte, mit einem Live-Event und einem Admin. Danach bleibt der Workspace mit seinen Daten in Free.