QR-Code-Check-in für Events: So funktioniert es

Die gedruckte Gästeliste hat einen Vorteil: Ihr geht nie der Akku aus. Alles andere an ihr ist langsam. QR-Check-in ersetzt die Liste durch einen Code auf dem Handy des Gastes und eine Kamera auf Ihrem. Das passiert dazwischen, das geht am Abend schief, und so richten Sie die Tür ein, damit es nicht passiert.

Was im Code steckt

Der QR-Code auf einem Ticket ist ein kurzer Link zur Ticketseite mit einem Code, der eine Anmeldung identifiziert. Er enthält nicht den Namen oder die E-Mail des Gastes; die bleiben auf dem Server. Beim Scannen fragt der Scanner den Server, ob diese Anmeldung bestätigt ist, ob sie schon benutzt wurde und ob sie zum heutigen Event gehört. Die Antwort kommt bei normaler Mobilfunkverbindung in deutlich unter einer Sekunde.

Der Gast bekommt den Code zweimal: auf der Ticketseite, die jederzeit geöffnet werden kann, und in der Bestätigungsmail. Ein Screenshot der Mail funktioniert genauso wie die Seite. Ein Ausdruck auch.

Was der Scanner macht

In Mission Support ist der Scanner eine Webseite, keine App. Eine Mitarbeiterin öffnet sie im Browser des Handys, meldet sich einmal an und wählt das Event. Die Kamera füllt den Bildschirm.

• Ein gültiges Ticket wird im Moment des Lesens eingecheckt. Der Rahmen wird grün, ein kurzer Ton spielt, Name und Ticketkategorie des Gastes stehen fünf Sekunden im Bild, und die Kamera ist bereit für den nächsten Code.
• Ein benutztes Ticket färbt den Rahmen rot. Das Banner sagt, wann es zuerst gescannt wurde. Der Gast wird nicht noch einmal eingecheckt.
• Ein ausstehendes oder storniertes Ticket färbt den Rahmen orange. Das Personal kann es nicht einchecken. Ein Admin kann es, mit einem Knopf, der festhält, wer was überstimmt hat.
• Derselbe Code vor der Kamera wird fünf Sekunden nach dem letzten Lesen ignoriert, damit ein Gast, der mit dem Handy hantiert, keinen roten Rahmen auf dem eigenen Ticket auslöst.

Zwei Handys an derselben Tür kommen sich nicht in die Quere: Der Server hält den ersten Scan fest, der zweite sieht ein benutztes Ticket.

Wenn der Gast keinen Code hat

Irgendwer kommt immer ohne die Mail. Der Scanner hat eine Namenssuche: zwei Buchstaben tippen, Gast auswählen, auf Check-in drücken. Hat der Gast Begleitpersonen mit eigenen Tickets, lassen sie sich zusammen einchecken. Bei kostenlosen Events können Admins und Event-Manager einen Gast an der Tür registrieren, mit oder ohne Check-in, auch wenn das Event voll ist.

Wer scannen darf

Drei Rollen decken die Tür ab. Check-in-Personal kann nur scannen und suchen; es sieht außer Name und Kategorie keine Gastdaten und kann nichts ändern. Event-Manager können zusätzlich an der Tür registrieren und die Live-Ansicht sehen. Tenant-Admins können einen orangen Rahmen überstimmen. Eine Aushilfe mit Handy bekommt die erste Rolle und sonst nichts.

Die Live-Ansicht im Büro

Während die Tür scannt, zeigt die Gästeliste im Admin einen Live-Reiter: wie viele angekommen sind, wer und wann. Er aktualisiert sich selbst. Ein Gast, der früher geht, lässt sich dort mit Rückfrage auschecken, was den Platz für eine Warteliste freigibt. Das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer wen eingecheckt hat, was am Morgen danach zählt, wenn jemand fragt.

Was am Abend schiefgeht, und die Lösung

• Kein Mobilfunk im Keller. Testen Sie den Ort einen Tag vorher. Bei schlechtem Empfang das Handy ins WLAN des Hauses hängen oder den Scanner dort aufstellen, wo Empfang ist, und den Gast die letzten Meter gehen lassen.
• Dunkler Eingang, spiegelnde Displays. Die Kamera braucht Licht auf dem Code. Eine kleine Lampe auf das Handy des Gastes gerichtet bringt mehr als ein hellerer Scanner-Bildschirm.
• Der Gast öffnet das falsche Event. Der Scanner ist auf ein Event beschränkt; ein Ticket eines anderen Events färbt den Rahmen rot mit klarer Meldung. Prüfen Sie den Eventnamen oben, bevor die Türen öffnen.
• Das Handy sperrt sich. Stellen Sie das Scanner-Handy für den Abend auf Nie sperren und bringen Sie eine Powerbank mit.
• Ton im stillen Raum. Die Töne haben einen Schalter in der Ecke. Auf Android vibriert das Handy zusätzlich.

Brauchen Sie Hardware

Nein. Jedes iPhone mit Safari oder Android-Handy mit Chrome aus den letzten Jahren scannt einen QR-Code schnell genug. Spezielle Scanner sind pro Code schneller, aber bei einem Empfang ist der Engpass die Begrüßung, nicht der Scan.

Welcher Plan

QR-Tickets und der Scanner sind ab Plus und im Event-Pass enthalten. Live-Ansicht und Aktivitätsprotokoll sind auf Pro. Der Free-Plan hat Gästeliste und Excel-Export, was für eine gedruckte Liste reicht, wenn Sie damit anfangen wollen. Die Funktionsseite zum Check-in hat die Details, inklusive Abendkasse und Check-out.