Event-Anmeldung für Behörden und Ministerien

Ein Ministerium lädt 300 Gäste zum Jahresempfang. Eine Stadtverwaltung informiert Anrainer über ein Bauvorhaben. Eine Kammer bittet ihre Mitglieder zu einer Anhörung. Das Muster ist immer dasselbe: eine Anmeldung, die geprüft werden muss, bevor sie zählt, ein Protokoll, das korrekte Titel erwartet, und ein Saal mit fester Kapazität.

Heute heißt das meist: ein Formular auf der Website, eine Excel-Liste im Gruppenlaufwerk, Freigabe per Hand und eine gedruckte Liste an der Tür. Jeder Schritt ist eine Kopie der Daten, und jede Kopie ist eine Frage an den Datenschutzbeauftragten.

Mission Support hält die Kette an einem Ort: Anmeldeseite unter Ihrer Domain, Freigabeliste, Ticket, Erinnerung, Scanner an der Tür und das Protokoll, wer was getan hat. Ein Referat kann das allein bedienen; ein Team von drei teilt sich die Arbeit mit klaren Rollen.

Für eine Bürgerinformation veröffentlichen Sie die Anmeldeseite und teilen den Link; die Anmeldung bleibt offen, bis die Kapazität erreicht ist oder das Zeitfenster schließt. Für einen Empfang importieren Sie die Einladungsliste, und jeder Gast erhält einen persönlichen Link, der zu dieser Person gehört und nicht weitergegeben werden kann.

Ein Gast meldet sich an, ergänzt Titel und Begleitperson, wenn Sie das zulassen, und beantwortet die Frage zur Barrierefreiheit. Die Anmeldung wartet als „ausstehend“, der Gast bekommt eine kurze Mail „Anmeldung eingegangen“. Ihr Referat gibt frei oder lehnt ab. Erst mit der Freigabe geht das Ticket hinaus, mit QR-Code und Kalenderlink.

Ein paar Tage vorher folgt die Erinnerung von Ihrer eigenen Absenderadresse. Am Tag selbst öffnet das Personal an der Tür den Scanner im Handy-Browser. Gültiges Ticket, grüner Rahmen, fertig. Die Live-Anwesenheit zeigt dem Protokoll, wer da ist. Wer ohne Mail kommt, wird über die Namenssuche gefunden und mit einem Tippen eingecheckt.

Rechtsgrundlage. Für eine Behörde ist die übliche Grundlage einer Veranstaltungsanmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse. Die Datenschutzerklärung auf jeder Anmeldeseite nennt den Veranstalter als Verantwortlichen und führt diese Grundlage für Behörden an.

Auftragsverarbeitung. Mission Support handelt auf Ihre Weisung als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mit Ihrer Stelle wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, die Subauftragsverarbeiter stehen in der Datenschutzerklärung und sitzen alle in der EU: Datenbank und Anwendung in Frankfurt, Mailversand über Brevo in Paris, Zahlungen über Stripe in Dublin, sofern Sie überhaupt Tickets verkaufen.

Gästeseiten. Keine Analyse-Tools und keine Cookies auf Anmelde-, Ticket- und Einladungsseite, also nichts, dem ein Gast zustimmen müsste.

Rechte und Löschfristen. Jeder Kontakt lässt sich als vollständiger Datensatz exportieren oder in einem Schritt löschen; das entfernt Anmeldung, Ticket, Formularantworten und Mailprotokoll gemeinsam. Kontakte ohne Anmeldung werden nach 24 Monaten Inaktivität anonymisiert, Mailprotokolle nach 12 Monaten gelöscht. Wie lange die Gästeliste eines Events bleibt, entscheiden Sie.

Drei Rollen decken ein typisches Referat ab. Die Workspace-Administration richtet Domain, Absender und Team ein und sieht als Einzige das Aktivitätsprotokoll. Ein Event-Manager betreut Events: Einladungen, Freigaben, Mails, Exporte. Check-in-Personal sieht nur den Scanner und die Anwesenheit seines Events.

So kann das Protokoll freigeben, die Pressestelle die Erinnerung schreiben und der Ordnerdienst scannen, ohne dass alle die ganze Gästeliste in der Hand haben.

Eine Bürgerinformation mit offener Anmeldung läuft auf Plus: QR-Tickets und Türscanner, eigene Event-Adresse, Erinnerungen und Begleitpersonen. Freigabe vor dem Ticket, Aktivitätsprotokoll, eigene Domain mit eigenem Absender, DSGVO-Export pro Kontakt und die Live-Anwesenheit gehören zu Pro.

Ein einzelner Empfang im Jahr braucht kein Abo: Der Event-Pass gibt einem Event die Pro-Funktionen zum Einmalpreis, bis 500 Gäste. SSO, ein SLA oder eine Zusage zum Datenstandort sind Enterprise. Jeder Workspace beginnt mit 14 Tagen Pro, ohne Karte. Keine Gebühr pro Gast, keine pro Anmeldung, keine Ticketgebühren bei kostenlosen Veranstaltungen.