Event-Anmeldung für Hochschulen und Forschung

Ein Fakultätsbüro betreut eine öffentliche Vortragsreihe mit acht Terminen, eine zweitägige Konferenz mit 150 Plätzen und einen Alumni-Abend im Juni. Heute liegt jedes dieser Events an einem anderen Ort: ein Google-Formular für die Vorträge, eine Excel-Tabelle für die Konferenz, ein Mail-Verlauf für die Alumni-Liste. Niemand sieht auf einen Blick, wie viele kommen, und die gedruckte Liste an der Tür ist am Abend schon überholt.

Mit Mission Support legt dasselbe Büro jeden Termin aus einer Vorlage an. Vortrag, Workshop und Buchpräsentation bringen ein fertiges Anmeldeformular mit, ein neuer Termin dauert ein paar Minuten. Jeder Termin bekommt seine eigene Anmeldeseite unter der Adresse des Instituts, eine Bestätigungsmail und eine Gästeliste. Die Konferenz bekommt eine Kapazität von 150 und eine Warteregel für den Fall, dass der Saal voll ist. Beim Alumni-Abend darf jeder Gast eine Begleitperson mitbringen, mit Namen auf der Liste.

An der Tür scannt eine studentische Hilfskraft die QR-Codes mit dem eigenen Handy. Eine Woche später fragt ein Nachbefragungsformular nach Feedback, und das Institut bekommt eine Excel-Datei mit einem Blatt pro Fragebogen. Für ein einzelnes Event reicht der Free-Plan, für das ganze Semester Plus oder Pro.

Ein Google-Formular sammelt Namen zuverlässig. Es weiß aber nicht, dass der Saal 150 Plätze hat, dass sich dieselbe Person zweimal angemeldet hat oder dass ein Gast abgesagt hat. Die Tabelle dahinter wird von drei Leuten bearbeitet und am Vorabend ausgedruckt. Erinnerungen gehen händisch raus, wenn überhaupt.

Mission Support ist um die Gästeliste gebaut, nicht um das Formular. Die Kapazität gilt im Moment der Anmeldung. Eine Absage wird erfasst und gibt den Platz frei. Die Erinnerung geht an alle, die noch nicht geantwortet haben, von der Absenderadresse des Instituts. Und die Liste an der Tür ist live, nicht gedruckt.

• Vortragsreihe: ein Event pro Termin aus der Vorlage Vortrag, jedes mit eigener Adresse unter der Subdomain oder Domain des Instituts, einer kurzen Beschreibung und einem Kalenderlink in der Bestätigung.

• Konferenz: Kapazität pro Ticketkategorie, etwa 120 Teilnehmende und 30 Vortragende, ein Anmeldefenster mit klarem Beginn und Ende und ein Referenzcode auf jedem Ticket für das Namensschild.

• Alumni-Abend: persönliche Einladungen mit einem Link pro Gast, Begleitpersonen, erfasste Absagen und zwei Wochen vorher eine Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben.

• Danach: ein Nachbefragungsformular an die Teilnehmenden, eine Kampagne mit der Aufzeichnung oder den Folien und ein Excel-Export pro Event für das Institut.

Hochschulen sind es gewohnt zu fragen, wohin Daten gehen. Datenbank und Anwendung laufen in Frankfurt, Mails gehen über Brevo in Paris, und Zahlungen, falls Sie je welche annehmen, über Stripe in Dublin. Die Hochschule bleibt Verantwortliche, Mission Support ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Auf den Gästeseiten gibt es keine Analytics und keine Cookies. Jeder Kontakt lässt sich auf Anfrage exportieren, und eine Aufbewahrungsregel löscht Gästedaten nach dem Event, wenn Sie das wollen. Nichts von der Gästeseite wird weitergegeben, und niemand muss ein Konto anlegen, um sich anzumelden.

Free deckt ein laufendes Event mit bis zu 100 Gästen und einem Admin ab, ohne zeitliche Begrenzung. Das reicht für einen einzelnen Vortrag oder einen kleinen Workshop. Plus um 49 € pro Monat bietet fünf laufende Events, 500 Gäste pro Event und drei Admins, dazu QR-Tickets, eigenes Logo und eigene Event-Adresse, Erinnerungen und Begleitpersonen. Pro um 149 € pro Monat hebt das Event-Limit auf, erhöht auf 2.000 Gäste und 10 Admins und ergänzt persönliche Einladungen mit Freigabe, bedingte Logik in Formularen, Datei-Uploads und eine eigene Domain.

Ein Event-Pass um 199 € einmalig schaltet Pro für ein Event mit bis zu 500 Gästen frei, passend für eine Konferenz, die einmal im Jahr stattfindet. Jeder Workspace startet mit 14 Tagen Pro, ohne Karte.